建立高质量“个人资料库”的五原则，知道越早，效果越好

把电脑上的资料库，变成大脑里的知识体系

 

1/5 对资料收集的反思

 

在2008年的一次更换电脑中，我不慎丢失了收集将8年多的资料，5000多个文档，这个打击让我整整一个月不想跟那台倒霉的电脑讲话。

 

后来我也想开了，跟一台电脑较个什么劲儿啊？不要怂，就是干，我要把那些丢失的资料，全部找回来——因为摘录文件奇迹般地保存了下来。

 

我一直有做资料摘录的习惯，有一回整理小时候的东西，发现都是一本本的剪报（为了积累作业素材）。虽然网上文章下载很方便，但当时为了在BBS上“拍砖”时引经据典之用，收藏文章时，我总是随手摘录其中最重要的一段话。

 

老天有眼啊，根据摘录信息去搜索全文，一个月的时间就恢复了20%的资料库。

 

可接下来的一念之差，却让我主动放弃了“恢复行动”——如果我想用的时候就能找到，那我为什么一定要现在专门做这件事呢？

 

这个念头也让我开始反思自己的“收藏癖”：以前，知识都有纸张这个载体，很容易错过，收集下来很有必要；可信息时代，收集资料太方便了，反而带来了“信息过载”的问题。

 

假如每天都收藏二三篇资料，十年就是一万篇，如果要认真整理，所有的时间就搭上去了。可以说，你保存的每一份资料，每拥有一天，都会付出一天的维护管理成本——

 

管理成本一，你需要花时间对它进行分类、标签、整理、噢，还有清理；

 

管理成本二，当你找别的东西时，它很容易占据你的视野，浪费你的时间，有人统计过了，人这一辈子，有10%的时间浪费在找东西上，20%的负面情绪源于找不到东西；

 

管理成本三，好像有了手机，我们就不去记电话号码一样，当你决定收藏它时，你很可能就不会花时间去研究它了——这个机会成本很高。

 

我总结了一个资料管理上的规律：一份资料，如果不是每月都能用上的话，要么你从不去用它，要么它的维护成本大于它的实际价值。

 

所以收集资料的前提一定是管理成本小于收益，这些年我一直在琢磨这个问题，时间长了，我渐渐总结出“个人资料管理”的五个原则，包括收集、整理和利用三个方面。

 

2/5 资料收集的两个原则

 

让我停止“恢复行动”的还有一个更重要的原因：我发现收藏中，相当一部分是“绝密内部资料”“令人震惊的事实”“2002年流泪的二十个瞬间”，别笑，其实每一代人刚刚上网时，都会经历这个阶段，只是过了几年才觉得这样很Low。

 

还有当时如获至宝的“最全XXX”、“十大公司经典”等行业资料，仔细看看，大多数都是“挂羊头卖狗肉”的货色。

 

我不禁对自己的这项爱好产生了强烈的怀疑：“收集资料”这种行为，就像“到此一游”，不过是在制造学习的假象而已。

 

可这么多年的习惯，生命不息，“收集”不止啊，只是从这以后，每一次有“发现了一篇好文章，我要收藏下来”的冲动时，我都会想：

 

我为什么要收集这篇文章？

它需要我后续花多少时间去管理？

相比它的价值，我花的时间值得吗？

 

时间长了，这些想法让我形成了“个人资料管理”的原则一，也是最重要的原则：以输出为目标的资料收集。

 

“输出”因人而异，主要有写文章、各种汇报材料、工作交流、解决方案、培训材料、社交网络上的分享等等。

 

比如我目前最核心的工作是写文章，那么平时我会给自己一些选题目标，包括职场成长、心理学、经济学、投资理财、影视等等，范围可以稍宽一点，在这个选题范围内的资料，才有必要收集，其余的只是看看——除非那些特别有意义、或者是自己长期思考的问题。

 

但这个改变也产生了一个连锁反应——资料分类索引的方法也要跟着改。

 

因为传统的学科型资料分类方法，无法和“输出”直接关联。比如说，我想要找一些针对职场上下级沟通的案例，但这类资料在心理学、经济学、职场成长中都有，传统的类别索引效率就很低。

 

所以就有了“个人资料管理”的原则二：以“用途”建立索引

 

首先要分析，在我的写作中，最依赖资料检索的部分是什么？

 

分析下来有两类，第一类是“寻找例证资料”。

 

因为我写的都是常识普及性的文章，要力求每一个观点都能深入浅出，但常写文章的都知道，“深入浅出”谈何容易，从“自己理解”到“向别人解释清楚”，例子比论述逻辑更容易明白。

 

逻辑可以张口就来，但例证就要找资料，一个好的例证，可遇不可求，这也是为什么我一周只能写两篇文章的原因——找例子几乎要花掉一半的时间。

 

跟“实例”有相似作用的，还有各种实验调查数据，也需要平时收集。

 

另一类是能够触发写作灵感的重要观点。

 

比如我的《如果每一个人都希望与“同阶层的人”为邻……，实验结果令人震惊！》一文，很早是偶尔看到一篇介绍“职业变性”现象的论文，觉得有意思，就摘录了其中的调查结果。后来做选题时又看到这段文字，就到网上搜索了论文全文，细读之下，发现它的理论根据——“谢林隔离”，再继续找相关论文，当两份资料可以连成一条线，我就定了选题，以“谢林隔离”为主题，除了“职业变性”外，再补充社会学、心理学、企业管理的例证，最后再进行价值观的延展……，一篇文章就此诞生。

 

这两类用途，占了至少一半的资料。此外，还有一些精彩句式、论述逻辑、金句、标题等等，这些资料的目的是刺激自己的文字感觉，不让文章太过平淡。

 

所以，我的索引类目命名一般包括两个部分、前一部分是“类别”——包括职场成长、经济学、心理学、科学、文学，后一部分是“用途”，包括观点、故事、数据、材料、案例、语言。

 

以“用途”建立索引的方法还有一个好处，迫使你每一次收集时都要思考一下，这个东西我以后会怎么用，如果不知道，那它只是“看上去很有用”。

 

这两个原则属于“资料收集”，下面两个原则是“资料整理”。

 

3/5 资料整理的两个原则

 

有一本书叫《断舍离》，借“如何整理家居环境”这个小问题，来讲一种人生态度。

 

所谓“断”，就是断绝自己家里不需要或负担不起的东西；所谓“舍”，就是舍弃家里浪费你的管理精力的“破烂”；所谓“离”，就是脱离对物品的执念，还自己一个自由。

 

整理资料的第一步也是“断”——只收集资料中的精华，这就是原则三：段落摘录为主，文章收集为辅

 

我们收集一篇文章的理由常常是“日后有可能用到它”，这个“可能”有三种：

 

第一种：你根本不知道什么时候用，用来干什么。这种情况前面已经说过——果然放弃，如果想看，现在就看完。

 

第二种：知道用来干什么，但不知道什么时候用。

 

这种情况，只摘录其中的一段，日后如果要用，再搜索全文。要学会利用网络帮助你保存资料，节省你整理的时间精力，我称之为“云收藏”。

 

实体书、电子书的办法也是摘录，常备一支实体书文本扫描笔，标明来源，以备日后查找。

 

第三种：既知道用来干什么，也有明确时间节点。只有这种情况下，才有必要全文收集。

 

“断”之后是“舍”，这个最好理解，无用的资料越多，使用效率越低，这就是“个人资料管理”的原则四：建立“核心资料库”，把体量保持在“既有用，又易用”的规模上。

 

通常“舍”的方法有三种：

 

第一种：没有用的、过时的资料，坚决删除，不要幻想有朝一日你还会用上它，也别在乎误删的小概率事件。这个小小的动作，将为你将来节省大量的时间。

 

第二种：用过一遍的资料，常常自己就很有印象了，可以放到一个专门的文件夹里，不作任何管理和备份，让它自生自灭。

 

第三种：用的可能性越来越小的资料，比如有一些知识领域，你越来越不感兴趣了，如果是摘录，我会把字变灰，这样不影响我查阅资料；如果是文档，也是放在“库外”，不作分类，不作管理。

 

目前我的核心资料库大概三十多万字，都是从20年积累的上万份资料、电子文档、实体书中摘录后，再不断整理出来的，都是精华中的精华。

 

4/5 边用边整理

 

很多人都觉得整理资料很浪费时间，但若不整理，使用起来更浪费时间，我的经验是：最好的整理是使用。

 

“个人资料管理”原则五：边用边整理

 

通常我在写一篇文章的时间中，选题要用三到四个小时，说是“选题”，其实主要是翻阅精华资料，寻找选题灵感。

 

所以最核心的资料整理工作，是在使用过程中进行的，主要有三类：

 

第一类、为“已入库”的资料设计新的用途：

 

我的文章常常用到跨学科的知识迁移，比如在《当下属说“办不到”的时候……︱跟着交响乐指挥学管理》一文中，把指挥与管理两个领域的知识技能进行横行联系，看似随意，其实不能靠写作时的灵感一现，平时翻阅资料时，脑子就要有这根弦：任何资料，都要考虑它有没有其他用途。

 

第二类、从资料到新的资料：

 

例子就是前面讲的“谢林隔离”，我之所以想到去了解这个理论，是从职场类资料“职业变性”中发现的。在为“谢林隔离”收集资料的同时，我又注意到谢林的冷战理论，这就又当时“毛衣战”的背景联系起来，又成为新的一篇《保持威胁别人的能力，才有真正合作》的选题来源。

 

第三类、必要的时候要更新索引分类：

 

分类索引的目的是为了“方便好用”，如果出现了一个新的高频“用途”，就有必要新开一个“分类”，并逐步把相关资料转移到新的分类中。

 

但整理方法也别太复杂，我发现很多人用一套复杂的标签系统进行资料管理，这会让你成为一名优秀的“资料管理专家”，但无助于你的知识管理，原因最后再说。

 

好了，如果做到这五个原则，那你的个人资料库一定非常好用，但最终，你还要需要做到一点：这就是“离”——离开资料库的能力。

 

5/5 利用好你的大脑

 

前面说的“边用边整理”有一神奇的“副作用”：资料库越好用，你使用的频率就越高；频率越高，你印象越深，很多资料，你可能已经扫描过无数遍了，有些选题，你甚至不需要翻资料库，直接就能想到。

 

是的，再好用的“资料库”，也没有你的大脑好用，“资料库”整理的再好，其中的资料，在物理形态上仍然是孤立的，但大脑这个“资料库”不一样，其中的知识都是有联系的，能开成网状的知识体系。

 

能形成知识体系的“资料库”，才是知识管理的最高境界，唯有大脑可以做到。

 

而之前的几个原则也都是为了这个目的：

 

原则一、二：以输出为目标的收集资料，以“用途”来建立分类索引，因为从“来源”到“用途”，往往要跨越知识类别，更易建立知识结构；

 

原则三、四：段落摘录为主，建立核心资料库，浓缩资料精华，因为大脑的记忆能力是有限的；

 

原则五：边用边整理，这是一个记忆的过程；不要太依赖复杂的标签系统，因为你要靠大脑（而不是电脑）建立知识体系。

 

“保持离开资料库的能力，利用好你的大脑”，这才是资料库的终极意义。
来源：人神共奋（tongyipaocha）