年终总结大会怎么开才最高效？

今天和大家聊聊“开会”。

 

从工作到现在，市场君参加过大大小小的会议不下百场，其中大部分都是为了开会而开会，并没有解决实质问题，还浪费时间。

 

市场君把这些会议统称为“低效会议”。

 

低效会议的危害就不细说了，职场上的各位一定都有痛苦领悟。什么正经事5分钟开个会2小时，白天全开会晚上才做事，插科打诨戏谑发呆就是不讲正题等等，这些都是常见的低效会议现象。

 

市场君深受其害多年，所以今天集中爆发一下。但今天不吐槽不抱怨，单就这个现象，聊一些提升开会效率的方法，希望对正在开会或准备开会或打死也不想去开会的你，有一点启示。

 

需要说明的是，今天的文章围绕职场会议中最多的一种会议-讨论型会议，来进行分享。所以像那种只用听话不用议论的会议（例如领导宣布重要信息），我们就不说了。

 

下面进入正文。

 

如何避免低效会议？4条心得，我一一来分享：

 

1明确会议主题

 

99%的无效会议，都是因为主题不明。就好像你开头方向就走错了，下面所有的讨论都是浪费时间。

 

好的会议主题有一个重要特征，聚焦。

 

既不要总结概括，更不能泛泛而谈，而是聚焦在一件具体的，看得见摸得着的事情上进行讨论。

 

什么叫泛泛而谈？“公司5年战略规划”，“3年长期发展”，这种主题不可能通过一次会议就得出答案。相反这种会议容易让大家没有边界地进行讨论，反而浪费时间。

 

那么如何去解决这个问题呢？很简单，拆分。

 

即，把这些大而空的主题，拆分成一个个明确的小主题，然后分多次会议来讨论。

 

比如“公司5年战略规划”，就可以拆分如下：

 

1. 产品研发战略；

2. 市场营销战略；

3. 渠道铺设战略；

4. 人才建设战略；

 

拆分之后还可以再拆分，比如“产品研发战略”就可以分成：

 

1. 消费者趋势变迁研究；

2. 新产品研发方向探讨；

3. 研发预算规划；

 

会议主题越具体，参会人员就会越聚焦。

 

记住，不要为了开会而开会。开会的目的是解决特定的问题。

 

那么如何保证会议过程中大家都能按照主题进行讨论呢？

 

最简单也是最实用的方法，就是把会议主题用超大加粗字体写在会议室的黑板上。什么？没有黑板？那就打在PPT里然后投影出来，时刻让所有人都看到。

 

比如像下面这样：

 

 

简洁，高效，不逼逼。

 

2 选对参会人员

 

开会绝不是人越多越好。

 

很多人觉得头脑风暴，集思广益是一种高效产出思路的好方法。但实际情况却是人越多，能想出的好点子越少。

 

国外有一项研究表明，开会人数超过8人会议效率就会直线下降。最佳人数是5-7人，人太少，意见不充分，思路不开阔；人太多，每个人发言的机会就被压缩，最终导致一些人开始偷懒，并寄希望于其他人的发言。

 

《乌合之众》里有一句话是这么说的：

 

人一旦到了群体中，智商就严重降低，为了获得认同，个体愿意抛弃是非，用智商去换取那份让人备感安全的归属感。

 

这话放在“开会”上再适合不过。

 

会议上一旦出现一个喜欢表达自我的“意见领袖”，且先不论他说的正确与否，很多人下意识就会被他的思路带着走，并懒于思考。

 

即使有少数持不同意见的人，也会因为“沉默大多数”的存在，放弃对自我观点的捍卫，去换取那份表面上的和平。且参会人数越多，这种和平的意义就显得越重要，甚至超过了会议目的本身。

 

比如很多公司喜欢由老板拉着大家开大会。这时如果碰到一个喜欢发言的老板，那基本上就是他的独角戏。

 

如果会议目的是宣布信息或分配任务，那尚可理解。但如果开会是为了讨论问题，那简直就是灾难。

 

为了保住自己的饭碗，没有人敢公开反对老板的意见。对于老板而言，这同样也是一个危害，因为没人敢冒死谏言，也就不可能有逆耳忠言。

 

这种会开到最后，很容易演变成“派系站队”，从而偏离了最初的目的。

 

那么如何解决这个问题呢？很简单，精选你的参会人员，从源头上扼杀这个苗头。

 

第一，老板不要参加讨论型会议。

 

所谓讨论型会议，就是希望通过开会来讨论出特定的解决方案。这种会议老板就不要参与进来。

 

老板的角色，是取舍评估做决定，而不是绞尽脑汁想办法。这种事情，就交给下面的人做。老板只要看结果，而不是搞过程。

 

做老板一定不要事必躬亲，而是大胆放权。这个权，即是管理权，也是讨论权。这样既节省了老板的时间，也能让大家放开胆子去讨论，两全其美。

 

第二，找到最相关的参会人员。

 

最相关有两个含义。首先是责任相关，这个问题谁负主要责任，谁就必须参加。

 

其次是能力相关，这个事情谁有办法来解决，那么他就是必选之人。

 

但这里要注意，能力相关的人，不一定也是责任相关，所以邀请参会时一定要谨慎，提前打好招呼，征求对方同意。这时考验的就是会议组织者的情商和沟通能力了。篇幅有限，这里就不做展开。

 

如果还不明白，那就问问自己，这个会议如果缺了谁，就一定开不下去？这个会议是否有他没他，都影响不大？这个会议的议题，谁最有发言权？

 

按照这个标准，先框定5-7人的席位，然后再去邀请。做好了这件事，就是功德无量。

 

 

3设置全程监督

 

开会和写文章一样。

 

高效的会议就像写论文，先立论，再争论，最后得出结论；低效的会议就像写散文，永远都是游离三界之外，不在五行之中。

 

这里的区别，就在于监督者的存在。

 

高效的会议，必须设置一名监督者。他的作用有两个，第一是修正轨道，当讨论的焦点发生偏移时，及时把大家拉回来。

 

监督者需要时刻关注会议讨论的内容，是否和会议主题息息相关。一旦发现脱轨，就要及时提醒大家，哪怕讨论得再精彩激烈，也要“悬崖勒马”。

 

尤其是那些横跨上下午的会议。当午休结束时，所有人的脑袋还都处于放空状态。如果监督者不能及时把大家的注意力聚焦到议题上来，很快你就会发现讨论的内容就变成今天的鸡腿新不新鲜，食堂的饭菜可不可口，昨天的综艺又有什么新八卦。

 

监督者的第二个作用，是控制时间。每个议题设置一个讨论的时间范围，一旦发现超时，无论有没有结果，都要停止讨论。

 

不知道大家有没有这样的经历，当你需要连开几个会议的时候，如果第一个会议发生超时，接下来就会引发连锁效应导致第二个会，第三个会都不能准时进行。

 

要知道会议是一项集体行动，一个微弱的影响，在集体中会被乘以数倍放大，最终造成整个团队的低效。

 

市场君就经历过一串“连环超时”的会议。本来下午一点的会，因为一名同事迟到了10分钟，导致最后会议被延长了20分钟。紧接着第二个会不能如期举行，因为有人等不及于是先去处理另外的事情，等他处理完第二个会议被推迟了30分钟才开始；而这又侵犯了第三个会议的时间，因为前面一系列的延时，第三个会议被足足推迟了快一个小时。

 

而第三个会议一共有7个人参与，这就意味着，一天内有7小时的工作时间是被浪费了。

 

蝴蝶效应就是这么来的。

 

当然有朋友会问道，那如果真的在规定时间内讨论不出结果怎么办呢？

 

市场君的经验是宁可下次找个时间重新开会，也不要让大家耗下去浪费时间。但此时监督者要把这次会议已经得出的结论，悬而未决的问题，面临的新挑战等信息全部记录下来，以便下次开会的时候能够顺利衔接上，不必重复讨论。

 

而这，就进入到今天文章的最后一节，这也是高效会议的重要标志。

 

 

4不忘事后跟进

 

在大企业工作时学会的一个重要技能就是写Meeting Minutes，即会议纪要。

 

评价一个会议最后是否有成果，重要标准就是看会议纪要写得好不好。它是上一个会议的终点，也是开启接下来工作的起点。

 

一份合格的会议纪要包括5个重要因素，下面我用一张图来说明：

 

其中，会议主题和参会人员前面已经解释过，这里不再赘述。

 

“讨论内容”即围绕会议主题展开了哪些方面的讨论，你要用精简的语句进行高度概括；

 

“得出结论”是将会议上大家已经达成共识的结论进行归纳梳理；

 

“下一步计划”，是把会议上还没有形成共识的问题，之后要进一步讨论的东西以及已经确认好要做的事情，分别进行罗列。这里要对应参会人员的角色，谁接下来负责什么事情，一定要写清楚。

 

比如下面这份会议纪要就写得很好：

 

看不清楚的朋友 ，我用文字再写一遍。

 

1. 会议主题：

A品牌新产品上市的营销活动策略讨论；

 

2. 参会人员：

品牌部，产品部，公关部，媒介部；

 

3. 讨论内容：

- 产品卖点梳理；

- 消费者人群画像；

- 竞品分析；

- 媒介渠道建议；

 

4. 得出结论：

- 确认以“沉浸式体验”为产品主要卖点进行市场传播沟通；

- 确认以18-25岁一二线城市年轻人为核心沟通对象；

- 确认以动漫，游戏，音乐为主要的垂直媒体投放渠道；

 

5. 下一步计划：

- 品牌部开始准备传播主题；

- 媒介部进一步去了解媒介渠道的排期计划和合作资源；

- 公关部去咨询相应的明星和艺人资源；

 

以上，就完成了一次会议纪要的整理。

 

需要说明的是，这看起来是个小事情，却起着承上启下的大作用。然而很多时候，写会议纪要的都是刚进职场不久的新人，还没有意识到它的意义所在，写得乱七八糟前言不搭后语的比比皆是。

 

花时间把这个练好，未来你在职场上受益无穷。

 

以上就是今天的内容，最后总结一下，如何提升开会效率？下面四点需要注意：

 

1. 明确会议主题；

2. 选对参会人员；

3. 设置全程监督；

4. 不忘事后跟进；

 

希望今天的内容，能够帮到被低效会议折磨想死的你。

 

 

 

本文@张良计（ID：zhang_liangj）