从产品经理到总监，就差一张高价值Excel表

职场江湖上，流传着这样一句话：「职场有三宝，Word做总结，PPT做报告，Excel才最好！」高价值的Excel，能够体现一个人的严谨思维，能够促进职场沟通。那么，如何设计一份高价值的excel呢？以下，笔者将为大家详细讲述。

 

 

落笔点睛，入木三分，我是阿北，也可以叫我「北先生」。

新东方年会，一首改编版《释放自我》引起全网轰动，一句「干活的干不过写PPT的」，如阿北这般，经常做PPT汇报的人士，不幸中枪。当然，阿北不是那种“拿PPT装逼，不干实事”的管理者。

今天我们课程的主角，就是PPT的“表兄弟”——Excel。

阿北的团队，流传着这样一句话：「职场有三宝，Word做总结，PPT做报告，Excel才最好！」

为什么Excel是最好？

它很少拿来被展示，却是“三宝”中最体现思维效率的工具。今天，阿北就从数据型Excel的重要性、核心设计技巧，以及实战演练，逐一介绍。

数据是职场沟通，最有效的手段

一场会议，为什么讨论的无休无止？为什么观点难以统一？为什么观点统一了，有时也往往落实不到位？

因为在表达观点时，太多人使用「我认为/我觉的」这样的字眼，很显然，没人听你的。

那什么是更好的表达方式呢？

“大家看，通过这个数据，我认为/我觉得……第1步是……第2步是……”

说服他人的技巧在于：只要在“我认为”前面，拿出相关数据，后面说明步骤，那你的观点极有可能左右整个会议结果。不出3次，你的形象就会高大而华丽起来。

不过，我们今天讲的不是沟通技巧，而是数据型Excel的设计方法。

同时，阿北想说：在上百人乃至上千人的企业中，只有让自己的观点和建议不断被采纳，才能证明自己越来越擅长某个领域，自己在真实的进步。

要做到这一点，你就要学会「为自己的观点找到证据」。而这个过程，大多时候我们只能选择Excel来完成。

比如：

你是一名HR，再推出一项新考勤机制前，至少要关注2项数据：员工工作时长和员工工作热情。如果推出前没有关注数据，机制推出后在追溯数据，很可能失真。

你是一名产品经理，在设计产品新版本之前，你至少要关注老版本的用户使用率、用户满意率，以及企业商业诉求，这3项数据。

你是一名平台运营，那么就要实时关注供应商数量和用户增量之间的关系。

你是一名班课讲师，使用新的教法和教材之前，你应该关注学员到课率，以及学员课后学习时长。

你是一名活动策划师，在做全年的活动计划时，应该围绕活动第一目标，为活动的分类标准，评估活动执行过程中人力成本和生产预算。这才能提高下一年活动落地效果。

无论是年度计划、产品分析、管理制度，在设计之前，把相关数据通过Excel提前整理出来。随着你储备的数据越来越充分，你所参加的会议，就会大大提高效率。

越高级的人才，越拥有严谨思维

这样的人才，越善于把抽象拆解为可处理信息。

公司1年前，加入了一位20年资深的财务总监，他在和所有高管普及财务知识时，有句话让我印象深刻，他说：财务的工作，无非就是3张Excel表。

还有一次面试，我问对方：“如何理解产品经理的主要工作”。

一名腾讯籍产品经理回答：“产品经理主要管理《需求规划表》《产品分析表》《产品进度表》《产品prd》，以及《UAT报告》。”

可以看出：产品经理的核心工作并非「沟通」，而在于这4张Excel表的处理（prd，在我们团队一般不以Excel方式呈现，而是用原型界面工具来表达）。

从数以百计的面试者，到身边任职5年-10年的职业经理人，我得出一个结论：Excel看似人人会用，但真正在设计表头时，能准确把业务拆解成可处理信息的人，不超过5%。而这5%的人，就是我在面试或选拔重要岗位时，果断给出高分的人。

所以，尽早地将自己的工作，拆解成几张Excel表，将岗位经验转化为可处理的数据信息，在未来一定成为「入行第一门槛」。如果你之前还没有这样的意识，同时你又想在未来收获职业成就感，达成事业成功的目标，那从本文开始，学会设计一张标准规范的数据型Excel。现阶段，会让你在同级别选手中，脱颖而出！

下文，我会手把手和你介绍「设计一张数据型表格的核心思维」。讲解过程，会列举图文实例，请你多一些思考，遇到不理解的地方，可以反复阅读。

高价值Excel，核心在于「表头设计」

高价值Excel，指的是：「表内记录的信息可以被分析、统计、可处理」。

设计一张高价值的Excel，并不需要懂函数、懂代码，甚至可以永远不懂这些。关键在于，对当前业务的理解，以及如何拆分成一列列有价值的信息。

首先，我们先来同频两组概念：

第1组概念：「统计表」or「明细表」

在团队协作中，他人需要你提供一些数据时，首先你要听懂：对方要的这些数据，要一张统计表，还是一张明细表。

像下面这些问题：

• 近3个月市场名单如何？
• APP运营情况怎么样？
• 用户现在的整体反馈如何？
• 你们的用户画像是谁？
• 过去一年的财务状况是否亏损？
• 这家公司人效水平如何？
• ……

这些问题背后的潜台词，一定是要给对方提供一张「统计分析报表」，简称「统计表」。

明确是统计表后，你还思考一件事：这张表的时间跨度是年、月、周、日，哪一种？

按照年来呈现的统计表，我们简称「年报表」，以此类推，还有「月报表」「周报表」「日报表」。

如下图，就是一张典型的月报表：

 

 

A列代表月份，B-F列数据共同反应着“市场运营效率”这个指标。

那什么是「明细表」呢？

当你把这张统计表分享给老板时，老板问：“你这些数据从哪里来的”。

这句话背后的潜台词就是：我需要一张明细表。

如下图：

 

 

明细表：顾名思义，就是最原始的数据记录表。

明细表的表头设计，决定了你在日后做相关数据的统计表时，能分析到哪些维度。

举例：上面这张《市场名单明细表》，若在设计之初，表头遗漏了「是否拨打」这一列，那统计报表中就会缺少「拨打率」这一指标。当企业“名单转化率”下滑时，市场部和销售部就容易相互埋怨。

第2组概念：「字段」and「主键」

当员工发给我一张“凌乱”的表格时，我会先问对方一个问题：这张表的主键是什么？弄清「主键」是什么前，我们先要弄清什么是「字段」。

「字段」简单解释，就是每张表的表头信息，比如：上图的《市场名单明细表》，其中的手机号、姓名、“是否拨打？”、“是否接通？”、“是否报名？”、拨打时间、接通时间，表头的每一项信息，都被称作这张表的「字段」。

而「主键」就是从这些字段中，选出一个“老大”。其他所有的字段，都要围绕着这名“老大”进行设计。

再拿上图《市场名单明细表》举例：“手机号”这个字段，就是整张表的主键。

如何判定哪个字段是「主键」呢？

主键最明显的特征：唯一标识列，比如“手机号”这列数据，每一行的手机号都是唯一的，不会出现「重复项」。所以，“手机号”作为整张表的主键，最为合适。

了解了数据型Excel的两组概念后，让我们来检验一下你是否已经理解：

下图是一张《活动年度规划表》，Ta是统计表还是明细表呢？Ta的主键又是什么呢？

 

 

——答案很清晰：这是一张明细表，Ta的主键就是B列的活动名称。

PS：一般，我们在明细表中，才需要确认主键；统计表中不需要确认主键。在统计表的设计过程中，更多讨论的是维度和精度，这部分知识，我会在以后的文章中讲解BI分析时，更详细的介绍。

实战演练

第1天：

老板在核心群留言：接下来，我们要搞一些促活活动，提高用户对我们的认可度，加强转介绍。明天下午开会讨论下。

第2天之前：

优秀的你，这样思考：

• 促活活动常见策略：收集包装客户见证、设计排行榜PK、上线勋章分享功能，或直接奖励刺激用户形式等。
• 客户见证：对品牌效果最佳，对用户整体日活提高有限；
• 直接奖励：短期有效，效果不持久；
• 排行榜PK：对整体促活效果最佳，但传播效果差；
• 勋章分享：最容易让用户形成习惯，短期效果不明显，长期做有利于稳定提升日活，传播效果高于排行榜策略，低于其他两种策略。

根据以上策略特点，在会议前，整理好关于「用户量、用户日活、用户平均使用时长，以及企业转介绍率」4项数据，准备参加第2天的会议。（如果这个会议对你很重要，那你一定要做这样的准备。）

第2天：

大家通过你的策略建议和企业目前的数据情况，结合企业自身的发展需求，最终将“勋章分享策略”作为优先级最高的项目。

同时，大家针对“勋章触发的各种场景”进行了头脑风暴。

优秀的你，将会议记录整理如下：

X月X日，勋章功能头脑风暴，会议记录：

• 用户在首次绑定时，获得勋章。
• 用户在连续7天登录时，获得勋章。
• 用户在使用产品达到10小时，获得勋章。
• 用户在平台首次购买课程，获得勋章。
• 用户在平台完成1次课程学习，获得勋章。
• 用户首次评论，获得勋章。
• 用户评论达到50次，获得勋章。
• …………

第3天：

回顾昨天会议记录，着手开始设计《勋章功能列表》：

第一步，确认该表类型为明细表；第二步，确认该表“主键”是什么。

第1位设计者小A，设计了如下表格：

 

 

 

小A的这张表，最适合作为主键的，应为C列的勋章名称。

补充说明：对于开发团队，在数据库建表过程中，会将A列作为主键，便于关联搜索；对于产品人员，在设计Excel时，不建议将A列这种无实际意义项，作为主键；同样更不建议将B列，这种长文字备注列，作为主键。

小A的这张Excel，并不是一个合理设计，第一眼看过去，和会议记录没有太大区别。

设计不合理的原因在于：

• 用户连续登录7天，会获得勋章。那用户连续登录14天、28天、50天、100天……是不是都有可能获得勋章？
• 用户首次评论，会获得勋章。评论达到50次、100次、500次……是不是都有可能获得勋章？
• 用户首次购买，会获得勋章。购买10次、20次、50次……是不是都有可能获得勋章？
• …………

所以，将上面这些场景都考虑进去，这张表如果按照小A这样设计下去，整个表格的数据会非常多，而且主键（勋章名称）的数据命名没有统一性。（即：勋章名称的文字没有规律，可长可短，不容易记忆。）

于是，大B看到了小A的设计，将这张《勋章功能列表》优化为下表：

 

 

这张优化后的表格，第一眼看上去，清晰许多。

大B增加了「勋章类别」这个字段，不仅让勋章名称的命名具有统一性，而且有助于设计者在分析场景时的严谨性。

其最具价值的地方，莫过于：未来做《勋章统计报表》时，可以按照「勋章类别」做很多有效的数据分析。

但是美中不足的，是大B这张表的主键依然是C列的「勋章名称」。

这里有人会问：这张表的主键难道不是A列的「勋章类别」吗？当然不是！因为主键不应该出现“合并单元格”这种情况。一旦合并单元格，就意味着该列出现了“重复项”，必然不是主键。

这张《勋章功能列表》，还有没有更好的设计方案呢？

如果是北极来设计的话，不会选择大B这种方案。虽然比之前小A的版本更加清晰，但是随着用户行为越来越复杂，这张表的数据会达到几百或者上千。当勋章功能一旦系统化，每一个勋章都要单独配置（如勋章图标、勋章规则等），运营人员的工作会几何倍数增加。

 

阿北这张表的主键为A列——勋章名称。

用户拿到勋章时，系统可以将“勋章名称和勋章等级”拼起来，显示给用户，格式如：登录达人LV1。

这样设计，整张表的数据变得很简单，其中增加的几个字段，大大缩减了运营人员后期维护勋章模块的人力成本。（如果无法get到这种设计思维的好处，可以给阿北留言。）

小结：对于一张《勋章功能列表》的设计，我们举了以上3种设计方法的差异性。同时也是你在产品经理的路上，从初级到高级的思维差异。希望读者好好理解，第3张表的设计思路。

第4天：

拿着这张设计好的《勋章功能列表》，和运营团队讨论一番，把未考虑到的场景补充完整。

第5天：

和开发团队、架构师再讨论一番，将未考虑周全的表头设计和实现方式，做补充，并双方各归档一份最终版的《勋章功能列表》。准备立项，启动开发！

第6天：

和开发团队最终确认开发周期和里程碑，并邮件至企业上下级，保证信息统一。

正式立项，开干！

以上这6天的介绍，就是一个小型的产品功能，进行需求分析的全流程。

按照这样的流程来做，整个项目看似花了一周的时间“搞一张Excel”，但后期返工概率低，对于开发团队和运营团队，则大大提高了人效。这个流程，是每名产品人员，必须要掌握和严格遵守的。如果之前的你，还没有做到这样的标准，那是不合格的，要尽快加强表格的设计训练。

关于「主键」的进阶训练

进阶训练这部分，作为产品运营人员，需要掌握；从事其他行业的读者，可选择性阅读。

下表是一张《消息推送需求表》。请问，主键是哪个？

 

A列和K列，不用考虑作为主键，（不理解的请查看上文“第3天的补充说明”部分。）而其他列全部都会出现“重复项”，那该表难道没有主键吗？

首先明确：任何一张标准的数据型明细表，都一定要有主键。

上图这张《消息推送需求表》的主键其实是由两个字段共同组成——即B列和D列共同组成该表的主键。简单理解，就是当你把“B列和D列”的数据合并，就符合了主键的「唯一标识」特征。

那这张《消息推送需求表》，有没有更好的设计呢？

当然有，其实可以根据“D列接收方”，将其拆成2张表格，如下：

 

 

拆成《学员端》和《讲师端》2个表后，2张表的“事件”这个字段，就成为了表的主键。逻辑和界面看起来都更加清晰，节约了业务方和开发方的理解成本。希望产品运营人员，注意这样的设计细节。

讲到最后，有人会问这样的问题：小北，我平时有看到许多Excel，都是没有主键的，比如这些：

 

 

这里，笔者要说明下：上图这些表格虽然也是通过Excel制作的，但采取的是一种「可视化设计」。和我们今天讲的「标准数据型Excel设计」有着很大差别。如果你平时习惯于这种可视化设计，希望你能在今后多多尝试，将其转化为数据型设计方案，只有可处理的Excel，才能对日后的工作起到复利作用。

今天我们讲解了Excel如何区分统计表和明细表；学会了如何确定Excel中的主键；实战演练了一整套需求分析的全过程；重点设计了两张明细表，分别是《勋章功能列表》和《消息推送列表》；拓展了一个“双字段组成主键”的知识点。

借此文，希望刚入行的产品人员或团队经理，可以改变思维模型，通过设计标准的数据型Excel，为自己的人生尽早“架设一台大数据系统”，随着工作经验不断被数据化，你的后期价值将几何倍放大。

当你成为一家上市公司的总监时，你已经具备了独当一面的信息壁垒！

思考题：

学了今天的知识，请各位读者，找一个生活或工作场景，列出其中的字段有哪些，标注主键是哪个——比如：我打算买一台电脑、我要设计一套课程等。请在下方留言，我们一起来交流你的设计方案。

 

作者：李小白，微信公众号：温暖的北极